Hi Daniel,
wie versprochen zum Freitag: Wir haben deine Anforderungen durchkonsolidiert, überlegt wie wir am besten zusammenarbeiten könnten, und auch den Tool-Anbieter-Markt für ein Büro deiner Größe evaluiert. Hier das Wichtigste — ehrlich betrachtet, inklusive unserer Empfehlungen, so dass du frei und gut informiert entscheiden kannst. Uns ist an einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit viel gelegen.
Wie du vorgehen kannst — von ganz allein bis rundum begleitet
Uns ist wichtig, dich realistisch und ganzheitlich zu beraten. Deshalb nachfolgend das volle Spektrum — von „du machst alles selbst" (dafür brauchst du uns nicht zwingend) bis „wir bauen alles". Du wählst, was zu dir passt:
- Neues Tool selbst einführen — du wählst ein Tool und richtest es selbst ein; wir stehen nur bei Fragen bereit.
- Vorteil: schlank, günstig, sofort startklar, volle Eigenständigkeit.
- Zu bedenken: du machst alles allein; die Lücken, die kein Tool abdeckt, bleiben offen; Einrichtung und Pflege kosten dich Zeit.
- Umzug & Schulung: du selbst — gestützt auf das persönliche Onboarding des Anbieters; dein Team lernst du selbst an.
- Kosten für dich: am niedrigsten — im Wesentlichen nur das Tool-Abo (das dein Bitrix ersetzt); unsere Leistung brauchst du kaum.
- Tool + Enablement — wir nehmen dich in unsere Arbeitsweise mit. Statt dass nur wir bauen, holen wir dich Schritt für Schritt in unser KI-Setup (dieselbe Umgebung, mit der wir entwickeln — VS Code mit Claude Code als Assistent), ganz ohne Vorkenntnisse, und du baust die Automationen rund um dein Tool nach und nach selbst — mit uns als Sparringspartner.
- Vorteil: du wirst selbst handlungsfähig und unabhängig; baust genau das, was du brauchst; es wächst mit dir mit. (Gerade für dich spannend, weil du KI-affin bist.)
- Zu bedenken: braucht am Anfang etwas Einarbeitung und deine Neugier — du bestimmst aber selbst, wie weit du gehst, kein Druck.
- Umzug & Schulung: dein Tool als Basis richtet der Anbieter mit dir ein (Onboarding inklusive). Für die Automationen drumherum nehmen wir dich in unser eigenes Setup (VS Code, dein Repo, Claude Code) mit und zeigen dir Schritt für Schritt, wie du selbst baust — das Anlernen auf unser Setup ist genau unser tägliches Handwerk.
- Kosten für dich: niedrig — Tool-Abo plus Enablement, also eine überschaubare Anzahl von Stunden für ein Training, Beratung und die Hilfe beim Bau von Automationen durch uns. Preiskorridor je nach Umfang für das initiale Training i.d.R. zw. 2-5k EUR grob kalkuliert. Könnten wir freundschaftlich auch niedriger ansetzen bzw. im kleinen Umfang für dich auch kostenfrei durchführen, wenn das für dich spannend ist.
- Neues Tool + wir bauen die Lücken — du nutzt das Branchentool als Kern, wir bauen die Automationen drumherum, die kein Tool liefert — und betreuen sie auf Wunsch auch laufend für dich.
- Vorteil: maßgeschneidert genau für deine Lücken, geringes Risiko, du musst technisch nichts können, schnell spürbar.
- Zu bedenken: laufende Zusammenarbeit für Änderungen, etwas Abstimmung nötig (alles dokumentiert und jederzeit übergebbar).
- Umzug & Schulung: das Tool richtet der Anbieter mit dir ein (Onboarding inklusive); wir koordinieren den Umstieg und bauen die Automationen drumherum — unser Kerngebiet.
- Kosten für dich: mittel — Tool-Abo + abgegrenzte, klar definierte Automations-Projekte, die wir gern separat scopen/kalkulieren, wenn du diese nicht selber bauen möchtest (dazu kleine laufende Betriebskosten für die Automationen). Für deine priorisierten Use Cases ist der Preiskorridor im mittleren vierstelligen Bereich anzusiedeln. Bei Interesse kalkulieren wir die Aufwände spezifisch inklusive freundschaftlicher Rabattierung.
- Voll maßgeschneidert (Custom) — ein komplett individuelles System.
- Vorteil: maximal passgenau, volle Kontrolle.
- Zu bedenken: teuer und langwierig; für ein Büro deiner Größe meist über-engineered und stark von uns abhängig. Deshalb raten wir hier bewusst ab — außer es gäbe einen sehr speziellen Grund.
- Umzug & Schulung: voller Umzug ins maßgeschneiderte System, intensiv von uns begleitet.
- Kosten für dich: mit Abstand am größten — kleiner bis mittlerer fünfstelliger Bereich; rechnet sich erfahrungsgemäß erst für Büros ab ~50 Mitarbeitern.
Unser ehrlicher Tipp: Für ein Büro wie deins liegt der Sweet Spot meist im schlanken Bereich (2–3) — schnell spürbar und in deinem Budget. Aber das ist deine Entscheidung; wir liefern die Grundlage.
Welches Tool die Basis bildet
Egal welchen Weg du wählst — ein gutes Kern-Tool ist die Grundlage. Dafür haben wir den Solid Tool Audit gemacht: die relevanten Büro-Tools neutral gegeneinander gestellt, gewichtet nach deinen Prioritäten (Einfachheit zuerst, dann Datenhoheit und Budget) — mit Vergleichsmatrix, Quadrant, Kundenstimmen und Preisindikationen. I.d.R. berechnen Agenturen für solche Audits gerne mal 2-3k EUR. Wir haben das gerne kostenfrei als Signal für die Zusammenarbeit erstellt.
→ Hier die Ergebnisse: solid-toolaudit.pages.dev
Nächste Schritte (Vorschlag):
Am einfachsten: ein kurzer gemeinsamer Call — wir gehen das Audit, die Szenarien und deine Fragen zusammen durch und legen fest, was für dich Sinn ergibt. Daraus ergeben sich dann ggf. diese zwei Dinge:
1. Tool-Demos von plansync, Phase0 & untermStrich — gerne gemeinsam, entlang deiner Use-Case-Liste. So findest du heraus, welches Tool sich für dich am besten eignet.
2. Ein erster Blick in die Automations-Welt — Michael hat schon einen ersten Prototyp für genau deine Themen gebaut (deine Urlaub/Krank-Übersicht und den tagesaktuellen Stundennachweis in deiner Rechnungs-Optik); den zeigen wir dir live in einer kurzen, kostenfreien Session. So kriegst du ein gutes Gefühl dafür, wie mächtig die eigene Steuerung mit KI sein kann — und ein gutes Gefühl für die Varianten 2 und 3.
Sag einfach, wann dir ein kurzer Call passt — den Rest koordinieren wir dann. :)
Beste Grüße
Michael & Jan